Compte rendu réunion de mi-saison du 30 septembre 2012
Ouverture de la séance par le Président Nicolas Boudras à 9H10Déroulement de la séance suivant l’ordre du jour
1) Débriefing des activités du premier semestre :
- Point sur les OP
- Point sur les projets réalisés et en cours
2) Point financier
3) Point sur les OP futures
- Proposition
- Point des prochaines OP prévues
- Vote
4) Projets pour de l’association
- Nouveau patch TTA
- Cabane
- Proposition de Partenariat Krapahute
5) Prise de parole libre
Signature de la feuille de présence Présents : Nicolas Boudras ; Bérenger Tallas ; Stephane Tarrade ; Kévin Cordier ; Cyril Jacquamet ; Emilien Gibert ; Romain Bayard ; Balayn Loic ; Veyret Fabien ; Maxime Margotin ; Jeremy Ladet ; Maxime Bouveron ; Charly Cogne ; Vericel Lucas ; Sylvain Roche ; Franck Ambroisy
Mot de bienvenue du Président pour souhaiter la bienvenue à tous les présents.
1) Débriefing des activités du premier semestre :- Point sur les OP par le Président. OP Rôle Play avril 2012 : Première partie organisée sur deux jours par l’association avec une partie de nuit avec Cyalume. La partie a été écourtée du fait du temps.
D’un point de vue global, il apparaît que ce type de partie est à ré-essayer et est toute à fait faisable par notre association, sous condition de vérifier préalablement la météo. OP sans bénéfice ni perte financière.
OP RAID 2012 : Parole donnée au vice président.
L’OP a été annulée pour différentes causes, suite notamment à un manque d’investissement dans la réalisation du projet.
Cette OP apparaît comme un projet qui nécessite une planification importante et une implication de tous ; il reste un projet viable qui peut être relancé sous la condition d'être menée cette fois à son terme.
L’OP RAID 2012 a donc cédé sa place à L’OP «été Français».
OP «été Français» Juillet 2012Une belle réussite de l’association pour 2012 avec 70 participants, hors membres TTA. Une OP qui a fait le «buzz» chez les Airsofteurs de Rhône Alpes nous donnant par la suite de très bon Feedback sur l’organisation, le thème, l’ambiance, le jeu ...
Financièrement sans perte ni bénéfice.
Il sera donc décidé si cette OP aura une suite sur 2013 en AG.
- Point sur les projets en cours : Rappel du président sur les deux points suivants :
Pour les membres ayant des soucis de logo qui se détachent au lavage ou au séchage, il est demandé par Trendy-shirt de rapporter ou faire passer les dits teeshirts à Boud’s, ils seront refaits gracieusement via une autre technique qui règle le problème définitivement. Il est possible de passer directement au magasin.
Il est rappelé que des drapeaux sont encore disponibles pour ceux qui le souhaitent, ainsi que des Patchs TTA : Reste 10 «camos» et 20 «BBR»
- Bilan du Forum des Association 2012Remerciements aux présents pour ce forum des associations par le président, pour le montage, démontage et la présence sur le stand.
Il est rappelé l’importance de montrer notre présence, et notre sérieux dans l’univers associatif des communes de Tain-Tournon. Conforter notre bonne image auprès des responsables institutionnels et des autorités locales reste essentiel pour le développement de notre association (subvention par exemple).
Il est souligné l’importance par Jérémy Ladet, de ces rencontres pour surtout «expliquer» aux gens notre loisir et lever leur possible appréhension, rappeler finalement que l’airsoft reste un jeu.
Á prévoir pour 2013 une pancarte « Ce sont des Jouets», au-delà de l’aspect réglementaire, cette notion n’était pas assez présente sur le stand cette année.
Il est abordée la proposition de participer à d’autres forums des associations. Valence ou salon des loisirs à Annonay ?
Cette proposition sera soumise au vote lors de l’Assemblée Général de 2013.
2) Point financierLe bilan financier a été établi par notre trésorier Stéphane Tarrade au 30 septembre 2013 et fait apparaître un bilan équilibré.
Les comptes du premier semestre sont présentés tout comme le registre des comptes.
Le bilan reste à disposition de tous.
3) Point des prochaines OPLe président précise que quatre OP étaient prévues en début d’année, il en reste donc deux à faire pour finaliser le programme établi début 2012.
- OP Coq and Coke proposée par Stéphane Tarrade, trésorier.
OP confirmée dans sa mise en œuvre mais qui requiert d’autres organisateurs. Après une demande de volontariat : Charly Cogne et Maxime Margotin se proposent et seront donc organisateurs pour l'OP.
Selon les besoins, Loic Balayn sera disponible.
La date de l’OP est fixée par le conseil et les membres présents d’un commun accord au 28 Octobre 2012. Les organisateurs souhaitent faire cette OP payante, avec une tombola. Les éléments de l’OP seront fixés par une réunion des organisateurs et seront transmis par message sur le forum.
- OP de Noël : Tradition des TTA. Proposition sur le modèle de l’année dernière " partie gratuit ".
La date est fixée au 16 décembre. L'organisation sera faite par Bérenger Tallas, Kévin Cordier et Jérémy Ladet.
Les éléments de l’OP seront fixés par réunion des organisateurs et transmis par post sur le forum.
(NB : Narsuak s’est proposé en mère Noël et Boud’s en Père Noel ; propositions retenues ! )
- OP Futurs Proposition de Charly Cogne de monter une OP sur le thème «HUGH HEFNER et ses Playmates».
Au vue du calendrier et des délais serrés d’organisations liés à ce type de rencontre, le conseil souhaite donc que tout soit préparé (durée, budget si nécessaire, scénario, déroulement de la journée) pour ensuite le soumettre au vote en AG 2013.
Tous les membres du conseil et les membres TTA ayant une expérience de l’organisation de rencontre de ce type se tiennent à sa disposition afin de répondre à ses questions, concernant la logistique et la mise en œuvre spécifique d’une OP.
Une proposition est faite pour savoir si une manifestation avec plus de 100 joueurs sera faite sur 2013. L’organisation de ce type d’OP a un fort impact en terme d’image pour notre association d'autant que nous avons l'expérience de ce genre de manifestation.
Cette proposition sera soumise au vote pour le programme 2013.
Il est rappelé par le président le projet pour 2012 de faire des parties en invitant seulement une équipe dans le but de renforcer les liens d’amitiés avec les autres équipes de la région. A ce jour cette démarche ne s’est pas faite.
4) Projets pour de l’association- Nouveau Patch TTA Amis Le président présente l’idée soumise sur le forum d’un patch ami TTA. Il a été débattu des avis positifs, des avis négatifs, de la vision qui serait à donner à ce projet, des répercutions positives ou négatives implicites ou explicites du patch.
Outre un patch, proposition de la part de Charly Cogne d’un badge.
Vote de la part des présents
9 contres sur 15 présents.
A ce jour la proposition est rejetée sur vote.
- PhotographeLa parole est donnée par le président à Maxime Margotin pour une proposition de la part de sa compagne. Photographe professionnel, elle souhaite nous rencontrer et nous présenter son travail.
Ce projet est approuvé. Il est proposé de faire un essai sur l’OP Coq and Coke afin de constater le travail et décider quelles perspectives seront données sur 2013.
- CabaneConcernant l'aménagement de la zone neutre et des différents travaux, il est rappelé le terrassement qui a été fait par Fabien Veyret cette année afin d’avoir un terrain plat dans l’optique de monter la cabane.
Le projet de cabane est soumis au conseil d’administration avec un devis pour le montage intégral de la cabane.
Le devis est fait sur la base d’une cabane de 4mx3m avec un pan de toit.
Une première estimation du coût seul des matériaux bois, hors traitement, hors fournitures diverses, en comprenant le toit, se monte sur une base de 350 € avec un estimation de 150 € en plus pour le toit.
Il est soumis au vote ce mode de construction de A à Z
Votant 15
Pour 13
Contre 2
Le projet dans sa globalité est voté.
Il est soumis à validation un budget global cabane de l’ordre de 600 €
Votant 15
Pour 13
Contre 2
Le budget alloué est voté.
(Rappel du Trésorier sur la production des factures pour la comptabilité)Pour information Cyril Jacquamet dispose d’un devis d’une tente de type militaire
pour un budget 1000 -1200 €
Ce projet cabane est confié à Emilien Gibert et Fabien Veyret qui indiquent selon leur estimation avoir besoin de 4 personnes sérieuses et motivées sur une période de 2 à 3 week-end uniquement, afin de terminer, et livrer la cabane.
- Proposition de Partenariat KrapahuteLe président soumet au vote, une proposition de partenariat de la part du site internet «Krapahute.fr». Une convention de partenariat est présentée aux membres de l’association.
Après étude de cette dernière, il ressort que le gain (8% de remise) comparé aux différentes contraintes du site est insuffisant.
Votant 15
Contre 15
Pour 0
La proposition est rejetée à l’unanimité.
5) Prise de parole libreBoudras Nicolas indique avoir eu connaissance que le maire de la commune de Valence serait intéressé de nous rencontrer afin de découvrir notre loisir.
Tallas Bérenger refait un point ce jour sur la spécificité des mineurs vis à vis de l’association.
Stéphane Tarrade souhaite faire part des demandes qui lui sont faites régulièrement concernant des articles avec photos pour les journaux locaux.
A ce titre et au vu de ses facultés «rédactionnelles et orthographiques», il est proposé à Jérémy Ladet de s’occuper de cette demande.
Accepté de sa part.
Il est rappelé par le Trésorier la nécessité de prendre rendez-vous avec le nouveaux Commandant de Gendarmerie de Tournon-sur-Rhône ; afin d’assurer la continuité des bonnes relations acquises avec le précédent Commandant.
Il indique s’occuper de ce point, de part son implication passée auprès des autorités locales.
Il lui est demandé si possible un Lundi.
Un dernier point est soulevé par Stephane Tarrade, concernant la règle des trois parties nécessaires à chaque candidat à l'intégration au sein de Airsoft TTA.
Une faille du système d'intégration sur les notions de présence en partie et d’implication est débattue.
Ce point fera l’objet d’une discussion et d’un vote à la prochaine AG car cela entraîne une modification du règlement intérieur.
En corrélation avec ce point, il est précisé aux membres du conseil d’administration le sentiment et l’impression d'un manque de communication vis à vis des membres de l’association sur l’arrivée des nouveaux joueurs.
Après une discussion saine et constructive, il est précisé que désormais un post sera mis en ligne pour informer et souhaiter la bienvenue aux nouveaux TTA mais que la prise de décision reste à la main du conseil élu.
La séance se termine à 11H50 par le verre de l’amitié. Le Président Nicolas Boudras
Le Vice Président Bérenger Tallas
Le Trésorier Stéphane Tarrade
Le Secrétaire Kévin Cordier
Le Conseil d’Administration
Cyril Jacquamet
Emilien Gibert
Lilian Mangematin
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Merci pour ce compte rendu